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Auf und davon - Richtige ToDo Übergabe vor dem Urlaub

Wir alle freuen uns auf unseren Jahresurlaub. Doch oft haben wir Sorge, wie und durch wen die wichtigsten ToDo‘s während unserer Abwesenheit umgesetzt werden. Nutzen Sie die MIVO Checkliste, um entspannt und sorgenfrei aus dem Büro in den Urlaub zu entschwinden.

Einen Großteil des Jahres dreht sich Ihr Alltag um die Arbeit. Sie setzen Projekte um, halten Termine ein, entwickeln neue Ideen und stimmen sich mit Kollegen ab. Sie geben täglich 100 Prozent. Und genau deshalb haben Sie sich eine ganz besondere Auszeit verdient. Einige Wochen im Jahr, in denen Sie sich ganz auf sich besinnen können und genau das machen, was Ihnen am meisten Freude bereitet – und ganz gewiss sollen Sie in dieser Zeit keinen Gedanken an Ihre Arbeit, wichtige ToDo’s und Projekte verschwenden oder an die Sorge, dass ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit liegen bleibt.

Denn ein toller Urlaub ist doch der beste Weg, um einmal abzuschalten und die Batterien für den Alltag wieder aufzuladen neue Kraft zu tanken und das ganze Jahr über motiviert und effizient am Schreibtisch zu sitzen.

Für einen entspannten und stressfreien Abgang in den Jahresurlaub, haben wir von MIVO eine Checkliste für Sie vorbereitet. So vergessen Sie garantiert keine wichtigen Informationen zu übergeben oder eine Abwesenheitsnotiz einzustellen.

Vom Büro in den Urlaub:
Ganz entspannt mit dieser Checkliste
-    ToDo-Liste aufstellen: Was gibt es noch zu erledigen? Was muss übergeben werden? Fangen Sie frühzeitig an alle offenen ToDo’s in einer Liste zu sammeln und haken Sie sie nach und nach ab. Sind am letzten Arbeitstag alle Häkchen gesetzt, steht dem entspannten Urlaub nichts mehr im Weg.

-    Vertretungen vereinbaren und Übergabetermine vereinbaren: Vereinbaren Sie frühzeitige Übergabetermine mit Ihren Vertretern, denn ein persönliches Übergabegespräch ist viel effektiver und verständlicher als kryptische Notizen und Emails.

-    Liste mit Terminen während der Abwesenheit für die Vertretung aufstellen: Gibt es wichtige Termine, die Ihre Vertreter während Ihrer Abwesenheit wahrnehmen müssen? Stimmen Sie die Termine direkt mit den Kollegen ab und schreiben Sie alle Termine in einer kurzen Übersicht zusammen.

-    Kommunizieren Sie, wer Sie in dringenden Fällen wann und wie kontaktieren darf oder wer vertretungsweise zu erreichen ist: Stehen Sie für Notfälle zur Verfügung? Dann kommunizieren Sie es offen und eindeutig an Ihre Kollegen. Möchten Sie während Ihres Urlaubs nichts von den Kollegen hören – was absolut verständlich wäre  – dann kommunizieren Sie die Vertreter Ihrer wichtigsten Aufgaben an Ihr Team, Partner und Dienstleister.  

-    Festlegen was wie und bis wann erledigt sein muss: Wenn es notwendig ist, legen Sie genaue Timings und Deadlines fest und erläutern Sie diese im Übergabegespräch.  

-    Den Anrufbeantworter entsprechend besprechen: Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter neu, weisen Sie auf Ihren Urlaub und Ihr Rückkehrdatum hin. So ist sofort klar, wann Sie wieder zu erreichen sind und eine zusätzliche E-Mail kann sich gespart werden.

-    Falls nötig, Vollmachten ausstellen: Gibt es wichtige ToDo’s für die Ihre Vertretungen weitere Rechte oder Vollmachten benötigen? Kümmern Sie sich frühzeitig darum, um Engpässe und Schwierigkeiten zu vermeiden.  

-    Weiterleitungen von Anrufen und E-Mails einrichten sowie eine Abwesenheitsnotiz einrichten: Möchten Sie Ihre Anrufe und E-Mails weiterleiten? Vergessen Sie nicht die Weiterleitung zu aktivieren. Grundsätzlich sollten Sie auch eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Account aktivieren
Unser Tipp: Kommunizieren Sie Ihre Rückkehr in der Abwesenheitsnotiz einen Tag später, um am ersten Tag zurück im Büro in aller Ruhe Mails und die wichtigsten Aufgaben bearbeiten zu können

-    Zwei verschiedene Ablagen einrichten, um Unterlagen nach Dringlichkeit sortieren zu können: Ein genereller Tipp, der nicht nur die ersten Arbeitstage nach dem Urlaub erleichtert. Arbeiten Sie mit zwei Ablagen, in denen Sie Ihre Unterlagen nach Dringlichkeit sortieren können. So können Sie Ihre ersten Arbeitstage einfach strukturieren und vergessen keine wichtigen Themen und Anfragen.

 

Und nun wünschen wir Ihren einen tollen Urlaub und eine erholsame Zeit.

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